Stichting BEBO uit Assen heeft 2ICT inmiddels een aantal jaar als IT-beheerder. Sinds 1,5 jaar is de stichting gevestigd in De Nieuwe Kolk, maar ook bij de voormalige BEBO-locatie (een oud monumentaal pand even verderop, red.) werkte 2ICT al voor hen. De veelzijdige ICT-partner die toen nog opereerde onder de naam PK Assen, had altijd al één duidelijke, belangrijke opdracht, aldus BEBO-medewerker Ramon Bolks. “Wij werken met gevoelige data en onderzoeksgegevens. Het is voor ons dus erg belangrijk dat die gegevens veilig bewaard worden.”
2ICT is zeer kundige en proactieve partij
Ramon Bolks is senior wetenschappelijk ambtelijk secretaris bij BEBO. Hij vertelt eerst iets meer over de werkzaamheden van de stichting. “BEBO staat voor Beoordeling Ethiek Biomedisch Onderzoek. Onze stichting die onlangs haar 40-jarig bestaan vierde, is een onafhankelijke, niet-instellingsgebonden Medisch Ethische Toetsingscommissie (METC). Deze commissie is in het leven geroepen om (bio)medisch wetenschappelijk onderzoek bij mensen te toetsen. Wij toetsen onderzoeksdossiers van farmaceutische industrieën, contract research organisaties (CRO’s) en onderzoekers of instellingen in de gezondheidszorg. Wij richten ons daarbij op alle fases van geneesmiddelenonderzoek, met het vroege fase onderzoek als expertise.”
BEBO is als onafhankelijke stichting niet gelieerd aan een (universitair) ziekenhuis. “Dat maakt ons in Nederland best wel uniek.”
Digitale veiligheid is essentieel voor BEBO
Digitale veiligheid is dus eigenlijk bijna essentieel voor een bedrijf als BEBO, vult Bolks aan. “In de studiedocumenten en beoordelingsmateriaal staat belangrijke informatie die niet bij anderen terecht mag komen.” Het digitale archiefsysteem is ooit ontwikkeld door BEBO zelf. “Dat werkt prima. Maar het is wel belangrijk dat die gegevens veilig zijn en blijven.” 2ICT zorgt ervoor dat dit systeem wordt overgezet van de server van de bouwer van het systeem, naar hun eigen beveiligde omgeving. Zo staan alle gegevens die besproken worden, meteen op een veilige plek.”
Wij gaan awareness-trainingen van 2ICT volgen
Die veiligheid gaat verder dan de dataopslag alleen. De diverse leden van de toetsingscommissie vergaderen sinds de coronapandemie veelal online. “De beveiliging van die software is bijvoorbeeld ook heel belangrijk.”
2ICT heeft onlangs voor gezorgd dat iedereen bij BEBO overgegaan is naar BEBO-mailadressen. Hierdoor is dat in eigen beheer gekomen en kan het beter beveiligd worden. “Dat gaat niet alleen over de software zelf, maar ook over bewustwording bij de gebruikers. Ik weet dat 2ICT binnenkort awareness-trainingen aan gaat bieden die gaan over cyberrisico’s. We denken erover om die training met alle personeelsleden te gaan volgen. We weten dat onze medewerkers en de leden van onze toetsingscommissie veel kennis in huis hebben over hun vakgebied. Dat betekent niet dat ze ook allemaal kennis van ICT hebben. Daarom is het goed om 2ICT te hebben die ons helpt. Het is zelfs zo dat er iedere vrijdagochtend iemand van 2ICT bij ons op kantoor zit. We zijn zeer blij met Nelson. Natuurlijk worden we op andere momenten in de week zeer snel geholpen. Maar sommige vragen die geen bloedspoed hebben, worden opgespaard voor de vrijdagochtend wanneer Nelson er weer is.”
Vloer verzakt door kilo’s fysiek archief
De werkplekken in de BEBO-kantoorruimte in De Nieuwe Kolk zijn allemaal door 2ICT aangelegd. “In dat bedrijfsbureau werken zestien medewerkers. Voor die plekken heeft 2ICT een standaard pakket aan software en te gebruiken programma’s samengesteld. Zo kan er met één druk op de knop een nieuwe BEBO-werkplek uitgerold worden.”
Omdat BEBO zo’n zestig expertleden heeft die verspreid zijn over het land, wordt er tegenwoordig erg veel gebruik gemaakt van digitale toepassingen. Het werken in de cloud is zo belangrijk voor ons. Vroeger hadden we honderden kilo’s en tientallen meters aan papieren archief. In ons oude pand is de vloer daardoor zelfs verzakt. Even voor je beeld: soms kan één rapport wel uit 1500 pagina’s bestaan. Dat is toch iets anders dan een paar MB’s aan digitale ruimte. Op een goed moment is dat vanwege fysiek ruimtegebrek dus allemaal digitaal gearchiveerd. Sindsdien zijn alle gegevens veilig opgeborgen en goed beschermd.”
Iets té veilig
Het kan niet altijd in één keer goed gaan, weet Bolks. “We hebben onlangs gemerkt dat 2ICT iets té veilig te werk is gegaan. Toen hebben we ervaren dat de bijlages van onze BEBO-mail niet overkwamen op andere mailadressen. De veiligheidseisen van Microsoft waren toen iets te gevoelig afgesteld. Met als resultaat dat de bijlages niet meer overkwamen. Toen we daar achter kwamen, is dat direct aangepakt door 2ICT.”
Concluderend? Bolks heeft de afgelopen periode ervaren dat 2ICT een zeer kundige en proactieve partij is om mee samen te werken. “Regelmatig krijgen we de vragen gesteld: wat willen jullie precies, waar willen jullie met BEBO naartoe en hoe kunnen wij daar als IT-beheerder mee helpen? Die open aanpak vinden we heel erg prettig.”
“Onze medewerkers zijn expert in hun vakgebied, maar voor ICT rekenen we op de ondersteuning van 2ICT. Of het nu om trainingen gaat of de vaste ondersteuning van Nelson op kantoor. 2ICT is er voor ons.”
ICT is continu in beweging — Wij helpen je, met betrouwbare service
2ICT is er voor iedere organisatie die behoefte heeft aan betrouwbare ICT die overal beschikbaar is, veilig is, en op een eenvoudige manier wordt aangeboden.